В настоящее время без знания бухгалтерского программного обеспечения никуда. Мы уже говорили о популярной программе в США - QuickBooks. Давайте разберемся, действительно ли хватит только знаний QuickBooks, чтобы работать бухгалтером.
Большое внимание бухгалтерскому софту
Что я часто слышу: "Мне нужно выучить QuickBooks и я смогу вести бухгалтерию в американской компании". Примерно с такими запросами к нам в accountingschool.online приходят будущие американские бухгалтеры.
Фактически знание софта очень сильно переоценено. Никто не спорит, что тот же QuickBooks нужно знать, но как именно знать? Многие думают, что выучил, как нажать на кнопку и на этом все — программа сама все сделает и посчитает.
Как построено плохое обучение QuickBooks?
Как правило, это выглядит так: берется какая-то тема и просто показывается на какие кнопки нажимать. Например, надо создать инвойс. Вам начинают рассказывать, как вызвать эту операцию, как настраивать инвойс, как отправлять технически и т.д.
То есть рассматриваются технические аспекты. Но мало кто, говорит о том, как все эти документы влияют на отчетность. Именно отчетность — ключ к успеху. На основании отчетности считаются налоги, начисляются бонусы, происходит планирование и бюджетирование.
Вас учат просто нажимать кнопки/делать какие-то операции. А это плохо, потому что вы не контролируете процесс. При такой системе вы являетесь просто оператором этой системы.
А как надо?
Надо контролировать программу, а не просто нажимать кнопки. Другими словами, мы должны знать, что произойдет после внесения операции. Например, внесли инвойс — как поменяется отчетность? Что у нас станет с прибылью, как поменяется баланс и т.д. Каждая операция в QuickBooks (за небольшим исключением) формирует бухгалтерскую транзакцию (дебеты и кредиты).
Второй момент: внесение чего-то в QuickBooks, это не просто внесение операций. Это работа на основании документов. Про это тоже все любят забывать. Инвойс, чек, билл, форма на возмещение и т.д. - это все документы, которые формируют бухгалтерские транзакции, то есть меняют отчетность. Нужно понимать, какие документы и в каких ситуациях использовать, как хранить, как подтверждать и т.д.
Выводы и рекомендации
К чему мы пришли? Мы должны вносить бухгалтерскую операцию на основании документа. Есть документ — есть основание. После этого мы вносим этот документ (проводим операцию) в QuickBooks. Мы должны знать, какой эффект это произведет на отчетность прежде, чем мы что-то внесем в QuickBooks. Именно такой порядок и подход должен быть.
знать, какие есть документы в штатах и как они влияют на отчетность (опять наши дебеты и кредиты)
понимать как в QuickBooks решать именно ваши задачи, вашего бизнеса
Поэтому сначала учим фундаментальную базу учета, специфику американского учета, а потом уже переходим к QuickBooks. Именно так вы сможете решить любую бухгалтерскую задачу по внесению транзакций в любую бухгалтерскую систему. Вы будете знать, к чему вы должны прийти и с помощью программы будете решать эту задачу.