Эта информация в первую очередь предназначена для собственников бизнеса.
Почему нужно собирать все документы?
Первое, что нужно запомнить — каждая транзакция должна быть подтверждена документально. Это означает, что на каждую бизнес операцию мы должны собирать подтверждающие документы. Именно они и являются подтверждением затрат и доходов.
А как же банковская выписка?
Банковская выписка не является подтверждением затрат! То есть не прокатит такая история в период аудита: вот мой bank statement, вот уход денег по нему. Налоговик попросит вам предоставить документ, подтверждающий данный уход денег и не примет банковскую выписку как доказательство платежа.
Какие документы собираем?
Основными документами являются:
Инвойс входящий (Invoice или Bill) - тот, который мы получаем от кого-то. Это подтверждение затрат.
Инвойс исходящий (Invoice) - тот, который мы отправляем заказчику. Это подтверждение выручки (дохода).
Sales Receipt - чек, который мы выдаем заказчику. Подтверждение нашего дохода (выручки).
Receipt - тот, который мы получаем. Это обычный чек. Это подтверждение затрат.
Reinbursement form - форма на возмещение. Подтверждение затрат.
W9 - форма, которую необходимо затребовать у субподрядчика (форма 1099) при первой оплате.
Как храним документы?
Радует, что в США не надо распечатывать кучу копий документов, арендовать мини-складик и хранить их там. Достаточно электронной копии, которую потом легко подшить в QuickBooks.
Всегда возникают вопросы с Receipts. Они всегда теряются и непонятно куда их складывать. Лучше всего сразу делать фото этого Receipts и отправлять буккиперу или хранить где-то на телефоне в отдельной папке. Тогда не нужно будет хранить бумажные версии этого ресита.
Можно все документы хранить в одной папке в облаке, а потом при закрытии месяца сопоставлять их с конкретными транзакциями.